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商務日語:打電話的基本常識

放大字體  縮小字體 發布日期:2012-04-11  瀏覽次數:1542

電話の掛けたかの基本

相手の電話番號を確認する

   間違い電話を防ぐために相手の電話番號、會社名を確認する。用件や話の順序などを事前に整理しておく習慣をつける。特に重要な話の時に、先ずメモをしてから要領よく話せばスムーズに進む。

確認對方的電話號碼

為了避免出錯,撥電話前要確認對方的電話號碼和公司名稱。養成事先整理好要說的事情以及說話順序的習慣。特別是重要事項,要事先擬好草稿,有條理地說,進展就會很順利。


      相手が出たら名乗る

「○○會社の○○ですが」と自分から名乗る。

對方一接聽就自報姓名

自報姓名“我是**公司的**”。


      あいさつ

「○○様でいらっしゃいますか」、「いつもお世話になっております」。

寒暄

“請問是**嗎?”,“總是承蒙關照”。


      話の了解を得る


   電話は相手の都合に関係なく、勝手な時間に一方的にかけ、話すことができる。したがって、「いまお話をしてよろしいでしょうか」「今ご都合はよろしいでしょうか」など、相手の都合を確認する。

      征得對方的許可再說話

打電話的時候,一般不知道對方處于什么情況,總是單方面地在某個時候打攪對方。所以,要用“現在說話方便嗎”,“現在有時間嗎”等確認對方是否可以接聽電話。

用件は簡潔にはっきりと

 

相手が間違えそうな言葉、數字などは、言い換えたり、繰り返すなどの心遣いが必要。

說事情要簡潔清楚

要多為對方著想,對于容易聽錯的單詞和數字等,要使用容易聽懂的說法或注意重復。

內容の確認
    
     
用件が伝わったら、「それではこの件については……ことでお願いします」、「この件は○月○日○時ということでよろしいですね」などと、內容の確認をする。

確認內容

事情交代好后,用“那么關于這件事……就拜托你了”,“這件事在*月*日*點可以吧”等再次確認內容。

相手が不在の場合

代理の人に伝言をお願いするか、再度かけなおす旨を明確に伝える。
      再度かけなおす場合:
    「それでは詳しくはまたご連絡いたします」、
      相手から電話をかけてもらうことになった場合:
    「恐れ入りますが、お帰りになりましたらお電話をいただきたいのですが、お伝え願いますか」
と言い、もう一度會社名と自分の名前を名乗る。またいずれにしても、行き違いを防ぐために、「失禮ですが、お名前を伺えますか」と電話に出た相手を確認しておくこと。


       對方不在的時候

明確是讓接聽人傳話還是重新打;需要重新打時說“那么,具體事情我再聯系”,要求對方回電話時說“不好意思,請轉告他回來以后給我打個電話,可以嗎”,然后再報一次公司名和自己的姓名。另外,為了保險起見,還可以問“對不起,請問您貴姓”,確認接聽電話的人。 








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